我的时间管理准则

自己的时间管理准则。

总结前人经验,结合自己的实际情况,列出下列时间管理准则,有些条目我正在实施,有一些还是我需要改进的项目。写下来,今后的工作学习中努力遵从这些准则,并逐渐完善之。

确立目标,重要的事情优先完成。
设立信息中心,快速归档分门别类。

a)         信心中心:所有要做的事情,每一项任务,中期短期统统记录在案,保持它的完备性。随手可及,电脑上用EssentialPIM或者ToDoList。或者最为传统的笔记本,古朴但同样有效。

b)        归档,分类:首先是否2分钟内可以处理完,如果可以,当机立断完成。否则按照如下流程进行。这里分类仅涉及任务性质是否重要,是否紧急。不涉及任务内容本身。更简单一些,可以分为三类:必须要做的(重要且紧急),应该要做的(重要不紧急),做了也不错,不做也无大碍(不重要紧急,不重要不紧急)。

picture problems. to be fixed

整块时间与零碎时间的使用

a)         前者开展创造性活动,关闭一切通信工具,连续性思维,保持智慧体力。后者开展行政性活动,如不费脑力的体力活,如同一类型的批量任务。

b)        1小时以上的时间是整块时间,还要刨去用于专注力集中的前五分钟。当然缩短这个过渡期,迅速进入专心思考状态也是一个可以培养的技术活,今后我将专门阐述。

c)        整块时间内,还可以进一步划分时间单位,如1-1.5小时,给予自己成就感。中间稍事休息后,立马再次投入战斗。

d)        设立机动时间,现实中总是存在随机事件和黑天鹅事件。

时间记录,开源节流。

a)         用小卡片记录,比如白板名片。

b)        设立定时器,每一个小时自动提醒,电脑上EssentialPIM记录时间。

c)        晚上回顾,制定第二天的粗略计划。

d)        精确感知时间,如柳比歇伏一般感觉到时间的流逝。

e)         直至时间上界估计比较靠谱时,时间记录才算是取得成效。

小技巧:

  • l         集中管理原则。

控制上网时间,集中化管理。否则很容易陷于海量信息的汪洋大海,迅速完成搜集所需信息的任务。每天接受的信息80%是没有意义的,回想今天你看得新闻,资讯你能记起来几件?思考后的信息才有价值。

琐碎任务统一处理。不占用整块时间。其实80%的事情可以让它来主动找你,而不要你时刻去轮询它。

  • l         2分钟原则。
  • l         一时一事与并行不悖。

不能将需要思考的事情放在一起做。但可以同时进行几件无关紧要无需思考的事情。

  • l         清空大脑。

大脑是用于思考的,而非记忆的,尤其是不能被垃圾信息所占据。但这里的记忆是指任务、琐事的记忆。而学习中知识点的联系不包括在内。

附上李开复的时间管理哲学:

人的一生两个最大的财富是:你的才华和你的时间。才华越来越多,但是时间越来越少,我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了,我们的时间少了,而才华没有增加,那就是虚度了时光。所以,我们必须节省时间,有效率地使用时间。如何有效率地利用时间呢?我有下面几个建议:
1. 知道你的时间是如何花掉的。挑一个星期,每天记录下每30分钟做的事情,然后做一个分类(例如:读书、准备GRE、和朋友聊天、社团活动等)和统计,看看自己什么方面花了太多的时间。凡事想要进步,必须先理解现状。

2. 学会使用时间碎片和“死时间”。如果你做了上面的时间统计,你一定发现每天有很多时间流失掉了,例如等车、排队、走路、搭车等,可以用来背单字、打电话、温习功课等。大家喜欢用MP3播放器听音乐,但是为什么不把一些学习的内容(英语会话、生字和录下来的广播新闻等)放入你的MP3播放器呢?在国外,现在流行podcast,就是把一些可以用听来了解的信息,录入MP3播放器,在开车回家时听。我前一阵和同事一起出差,他们都很惊讶为什么我和他们整天在一起,但是我的电子邮件都可以及时回答?后来,他们发现,当他们在飞机上和汽车上聊天、读杂志和发呆的时候,我就把电子邮件全回了。重点是,无论自己忙还是不忙,你要把那些可以利用时间碎片做的事先准备好,到你有空闲的时候有计划地拿出来做。

3. 每天一大早把一天该做的事排好优先次序,按照这个次序来做,并要求自己这天把最重要的三件事做完。我感到在工作和生活中每天都有干不完的事,唯一能够做的就是分清轻重缓急。有的年轻人会说自己“没有时间学习”,其实,换个说法就是“学习没有被排上优先级次序”。曾经有一个教学生做时间管理的老师,他上课时带来两个大玻璃缸和一堆大小不一的石头。他做了一个实验,在其中一个玻璃缸中先把小石、砂倒进去,最后大石头就放不下了。而另一个玻璃缸中先放大石头,其它小石和砂却可以慢慢渗入。他以此为比喻说:“时间管理就是要找到自己的优先级,若颠倒顺序,一堆琐事占满了时间,重要的事情就没有空位了。”

4. 运用80%—20%原则。人如果利用最高效的时间,只要20%的投入就能产生80%的效率。相对来说,如果使用最低效的时间,80%的时间投入只能产生20%效率。一天头脑最清楚的时候,应该放在最需要专心的工作上。与朋友、家人在一起的时间,相对来说,不需要头脑那么清楚。所以,我们要把握一天中20%的最高效时间(有些人是早晨,也有些人是下午和晚上;除了时间之外,还要看你的心态,血糖的高低,休息是否足够等综合考量),专门用于最困难的科目和最需要思考的学习上。许多同学喜欢熬夜,但是晚睡会伤身,所以还是尽量早睡早起。

5. 时间管理与目标管理是不可分的。每个小目标的完成,会让你清楚地知道你与大目标的远近,你每日的行动承诺是你的压力和激励,而且行动承诺都必须结合你的长远目标。所以,要想有计划地工作和生活,需要你管理好自己的时间。

6. 如果你在自己寝室实在无法专心,那就到图书馆去读书,那里既没有影响你的室友,也没有诱惑你的计算机和网络。



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